Het digitaal evenementenloket

Wilt u een evenement organiseren dan heeft u voor bepaalde zaken een toelating of vergunning nodig.
Vanaf 1 mei 2023 is dit mogelijk via het nieuwe evenementenloket Eaglebe.

Voor welke evenement dient u een evenementenaanvraag in?

• een publiek evenement op privéterrein of in een privégebouw vanaf 100 personen;
• een publiek evenement of privaat evenement deels of geheel op het openbaar domein;
• evenementen waarvoor een vergunning nodig is;
• voor activiteiten in een zaal van Stad Nieuwpoort of AGB Vrije Tijd is dit alleen nodig als de zaalbeheerder of dienst evenementen vraagt om het evenement aan te melden in het evenementenloket).

Wat kan via de evenementenaanvraag geregeld of aangevraagd worden?

• goedkeuring organisatie publiek evenement met meer dan 100 aanwezigen;
• inname openbaar domein;
• parkeer- en verkeersverbod;
• muziekvergunning (spelen van muziek na 22 u.);
• uitzondering op het geluidsniveau;
• toelating gebruik tijdelijke installaties op openbaar domein of tijdens een publiek evenement (tent, springkasteel, technische installaties, tribune, foodtruck, ....)
• sterke drankvergunning;
• goedkeuring inzet vrijwillige stewards;
• goedkeuring doortocht;
• toelating vuurwerk publiek evenement.

Een aanvraag moet worden ingediend:

• minstens 8 weken voor evenementen met minder dan 500 bezoekers;
• minstens 12 weken voor evenementen met meer dan 500 bezoekers.

Maak een account aan via www.app.eaglebe.com

1. Meld u aan met uw e-mailadres en wachtwoord.
2. Kies Nieuwpoort als stad waar u het evenement wenst te organiseren.
3. Vul de aanvraag zo volledig mogelijk in. Beschikt u nog niet over alle informatie dan kunt u het evenement opslaan en later verder aanvullen.
4. Verstuur de aanvraag nadat alle vragen ingevuld zijn, het is daarna niet meer mogelijk om de informatie aan te passen. Het dossier wordt niet behandeld als de aanvraag niet volledig is.
5. U ontvangt na het versturen een bevestigingsmail.
6. Indien er informatie ontbreekt ontvangt u een mail met de vraag om het dossier te vervolledigen.
7. De Dienst Evenementen vraagt na ontvangst van uw aanvraag de nodige adviezen op en zorgt voor de verdere afhandeling van uw aanvraag.
8. Uw aanvraag wordt definitief goed- of afgekeurd en u ontvangt digitaal alle vergunningen.

De status van het dossier kan online opgevolgd worden:

• validatie: de aanvraag is in verwerking
• onvolledig: er ontbreken gegevens
• geweigerd: het evenement is niet toegelaten
• advies: adviezen worden gevraagd aan de betrokken interne en externe diensten
• probleem: een negatief advies wordt intern verder onderzocht
• autorisatie: verwerking in de eindfase
• goedgekeurd: het evenement is goedgekeurd
• afgekeurd: het evenement is niet goedgekeurd.
  
  

Aanvragen voor officiële wielerwedstrijden kunnen tot 14 weken voor de start ingediend worden door de ingevulde vergunningsaanvraag van Belgian Cycling te versturen naar events@nieuwpoort.be.

Voor de organisatie van een veldtoertocht werkt stad Nieuwpoort samen met Sport Vlaanderen, gelieve door te gaan naar het e-loket van Sport Vlaanderen om veldtoertochten te machtigen via:
www.sport.vlaanderen/organisatoren-sportevenementen/ondersteuning-organisatie-veldtoertochten/

Een evenementenaanvraag in het evenementenloket is voor dit type evenementen niet nodig.